Privacy verklaring - Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon

Inleiding

Op 25 mei 2018 vervalt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hierdoor heeft een organisatie meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens dan voorheen. Dit privacy beleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld en bijgehouden, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Daarnaast beschrijft dit document op welke wijze uw gegevens worden opgeslagen, hoe uw gegevens worden beschermd tegen misbruik en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u verstrekte persoonsgegevens.

De ingangsdatum voor de geldigheid van dit privacy beleid is 25 mei 2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

Uitgangspunten

Bij het opstellen van dit privacy verklaring is uitgegaan van het onderstaande:

Transparantie
Voor een juiste verwerking van de persoonsgegevens is dit privacy beleidsdocument opgesteld.
Dataminimalisatie
- De Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
- De Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon verwerkt alleen die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van het Bestuur van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon en haar activiteiten.
- Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de duur dat het strikt noodzakelijk is, deze wordt vooraf vastgesteld en betrokkenen worden geïnformeerd.
Doelbinding en verenigbaarheid
Per persoon of groep van personen wordt aangegeven waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt.
Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben zeggenschap over hun persoonsgegevens.
De inrichting van controle op de verwerking van de persoonsgegevens is in dit beleid uitgewerkt.

Beveiliging van gegevens
De persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon registreert wie toegang heeft tot deze gegevens.
Verantwoordingsplicht
De Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon kan met documenten aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen.

Begripsbepaling

Onder persoonsgegevens wordt het volgende verstaan:

“Elk gegeven of combinatie van gegevens dat herleidbaar is tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s
Nummer paspoort/identiteitsbewijs
Bankrekeningnummer (wordt vastgelegd in het financieel overzicht, ten behoeve van de financiële verantwoording).
Militair registratienummer

Een postadres, een functioneel e-mailadres of een diensttelefoonnummer valt bijvoorbeeld niet onder deze definitie.

Welke gegevens leggen we van u vast?

Naar gelang uw functie binnen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon geldt het onderstaande m.b.t. vastlegging van persoonsgegevens.

Dagelijks bestuur: voorzitter, secretaris en penningmeester

Ten behoeve van:

inschrijving bij de Kamer van Koophandel,
diverse correspondentie m.b.t. de uitvoering van de desbetreffende functie,
uitbetaling van declaraties,
publicaties op de website, op de Facebookpagina en in artikelen in diverse relevante media,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam *
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Burgerservicenummer (BSN)
Registratienummer *
Rotatie en onderdeel van uitzending *
Profielfoto *
Foto’s gemaakt tijdens (veteranen) evenementen
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de bestuursfunctie.

*: Deze gegevens zullen t.b.v. de geschiedschrijving van de vereniging voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Overige bestuursleden, Commissieleden en leden Raad van advies

Ten behoeve van:

diverse correspondentie m.b.t. de uitvoering van de desbetreffende functie,
uitbetaling van declaraties,
publicaties op de website, op de Facebookpagina en in artikelen in diverse relevante media,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam *
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Registratienummer *
Rotatie en onderdeel van uitzending *
Profielfoto *
Foto’s gemaakt tijdens (veteranen) evenementen

Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de (bestuurs)functie.

*: Deze gegevens zullen t.b.v. de geschiedschrijving van de vereniging voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Betalende leden

Ten behoeve van:

inning van contributiegelden,
aanmelding voor (veteranen)evenementen,
correspondentie t.b.v. het bovenstaande, activiteiten en algemene informatie m.b.t. de vereniging,
publicaties op de website, op de Facebookpagina en in artikelen in relevante media,
algemene informatie m.b.t. de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon en haar activiteiten.

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Registratienummer
Bankrekeningnummer* (bij betaling per bankoverschrijving)
Rotatie en onderdeel van uitzending
Foto’s gemaakt tijdens (veteranen)evenementen
Uw akkoordverklaring met de algemene voorwaarden, het vastleggen van uw gegevens en het gebruik daarvan voor doeleinden zoals hierboven omschreven.

Termijn: tot maximaal een maand na beëindiging van het betalende lidmaatschap.

Geregistreerde leden

Ten behoeve van:

gebruik van de persoonlijke omgeving van de website,
aanmelding voor (veteranen)evenementen,
correspondentie t.b.v. het bovenstaande, activiteiten en algemene informatie m.b.t. de vereniging,
publicaties op de website, op de Facebookpagina en in artikelen in relevante media,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Registratienummer
Rotatie en onderdeel van uitzending
Gebruikersnaam
Wachtwoord
Profielfoto (optioneel door het lid opgeslagen bij registratie)
Opmerkingen (optioneel door het lid vermeld bij registratie)
Foto’s gemaakt tijdens (veteranen)evenementen
Uw akkoordverklaring met de algemene voorwaarden, het vastleggen van uw gegevens en het gebruik daarvan voor doeleinden zoals hierboven omschreven.

Termijn: tot maximaal een maand na beëindiging van het geregistreerde lidmaatschap.

Algemene leden

Ten behoeve van (voor zover bij ons bekend):

aanmelding voor (veteranen)evenementen,
correspondentie t.b.v. het bovenstaande, activiteiten en algemene informatie m.b.t. de vereniging,
publicaties op de website, op de Facebookpagina en in artikelen in relevante media,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Registratienummer
Rotatie en onderdeel van uitzending
Foto’s gemaakt tijdens (veteranen)evenementen

Termijn: tot maximaal een maand na kennisgeving van bezwaar.

Gegevensverstrekking aan derden

Voor alle leden geldt het volgende:

Wanneer u zich via de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon heeft aangemeld voor een evenement dat wordt georganiseerd door derden, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de organiserende instantie(s) of organisatie(s) mits dit voor de aanmelding en verdere informatievoorziening zoals het versturen van consumptiebonnen, parkeerkaarten, vervoersbewijzen e.d. noodzakelijk is.

Klanten webshop

Ten behoeve van (voor zover bij ons bekend):

afwikkeling van de bestelling,
innig van het aankoopbedrag,
administratie van de aankoop,
correspondentie m.b.t. de aankoop,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u vast:

Volledige naam
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer* (bij betaling per bankoverschrijving)
De datum en tijd van uw bestelling
Het IP adres vanaf waar u de bestelling heeft gedaan
Status van uw bestelling
De door u bestelde producten
Het totaal aantal producten
Het aantal dat u van ieder product heeft besteld
De prijs van ieder product
De prijs van de door u bestelde producten
Het totaal bedrag van uw bestelling
Wijze van betalen
De verzendmethode
Factuuradres
Verzendadres

Termijn: voor de wettelijke periode van 7 jaar, daarna zullen uw gegevens binnen een maand worden verwijderd.

Donateurs

En verdere gegevens die de donateur aan de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon wenst te verstrekken, zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Termijn: voor de wettelijke periode van 7 jaar, daarna zullen uw gegevens binnen een maand worden verwijderd.

Contactpersonen van verantwoordelijke organisaties m.b.t. (veteranen)evenementen

Ten behoeve van:

aanmelding van onze leden voor (veteranen)evenementen,
betalingen a.g.v. de aanmeldingen,
correspondentie t.b.v. het bovenstaande, activiteiten en algemene informatie m.b.t. de vereniging,

legt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon de volgende gegevens van u en uw organisatie vast:

Volledige naam
Volledig adres
Telefoonnummer
E-mailadres

Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de functie door de betreffende contactpersoon.

Wie mag uw gegevens inzien en met welk doel?
Bestuursleden:
Voor: algemene zaken en bestuur van de vereniging.
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de bestuursfunctie.
Commissieleden:
Voor: aanmelding evenementen en uitvoering van hun taak.
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de functie.
Nuldelijnsondersteuners:
Voor: correspondentie en uitvoering van hun taak.
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de functie.
Contactpersonen van het Veteranen Instituut:
Voor: aanmelding evenementen, correspondentie.
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de functie.
Contactpersonen van verantwoordelijke organisaties m.b.t. (veteranen)evenementen:
Voor: aanmelding evenementen en uitvoering van hun taak.
Termijn: tot maximaal een maand na het neerleggen van de functie.
Mogen wij gegevens van u opslaan?

Ja, wij mogen ‘gewone’ gegevens van u opslaan op basis van de volgende grondslagen zoals vermeld in de AVG:

uw toestemming (akkoordverklaring met algemene voorwaarden)
de noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst.

Welke rechten heeft u?

U heeft de volgende rechten m.b.t. de opslag van uw persoonsgegevens:

Het recht op dataportabiliteit.
Dat is uw recht om persoonsgegevens over te dragen.
Het recht op vergetelheid.
Dat is uw recht om ‘vergeten’ te worden.
Recht op inzage.
Dat is uw recht om de persoonsgegevens die de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon van u verwerkt in te zien.
Recht op rectificatie en aanvulling.
Dat is uw recht om de persoonsgegevens die de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon van u verwerkt te wijzigen.
Het recht op beperking van de verwerking:
Dat is uw recht om minder gegevens te laten verwerken.
Het recht tot onttrekking aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Dat is uw recht op een menselijke besluitvorming i.p.v. een puur geautomatiseerde besluitvorming.
Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Dat is uw recht om bezwaar te maken tegen de inhoud, hoeveelheid en wijze van gegevensverwerking zoals de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon die toepast.

Voor volledige uitleg over uw rechten en betekenis van uw rechten verwijzen wij u naar de AP (Autoriteit Persoonsgegevens).

Verzoeken en/of bezwaren om uw rechten uit te oefenen

Voor alle verzoeken en/of bezwaren om uw rechten uit te oefenen kunt u een verzoek en/of bezwaar indienen bij de secretaris via e-mail op scr.1nlbeuntransportbat@gmail.com.

De secretaris zal binnen de wettelijk opgegeven termijn van één maand reageren op uw verzoek.
Deze reactie kan de volgende inhoud hebben:

Er wordt aangegeven dat aan uw verzoek is voldaan, indien nodig begeleid door de documenten die bij uw verzoek behoren.
Er wordt aangegeven dat niet aan uw verzoek kan worden voldaan met opgave van redenen. Tegen deze beslissing kunt u bezwaar aantekenen.
Er wordt aangegeven dat er meer tijd nodig is voor verwerking van uw verzoek met opgave van redenen. De secretaris heeft in totaal drie maanden, inclusief de reeds verstreken maand om uw verzoek alsnog uit te voeren of met een reactie te komen waarom niet aan uw verzoek kan worden voldaan.

Mocht u verder nog vragen hebben met betrekking tot gebruik en opslag van uw gegevens dan kunt u terecht bij de functionaris gegevensbescherming (FG) via de secretaris op mailadres scr.1nlbeuntransportbat@gmail.com.

Functionaris gegevensbescherming (FG)

Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) binnen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon is Robert Stolk (bestuurslid).
Vragen m.b.t. AVG en uw gegevens kunt u aan hem stellen via het mailadres van de secretaris: scr.1nlbeuntransportbat@gmail.com.

Het Verwerkingsregister

Het Verwerkingsregister bestaat uit drie bladen.

Het blad Contact. Hierin worden de gegevens genoteerd van de gegevens verantwoordelijke. Voor de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon zijn dit de Stichting Nederlandse Veteranen dag, het Veteraneninstituut (VI), het Regiment B&T en de provider(s) van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon, de firma’s Google Netherlands BV, RoboHost BV, TransIP BV, Mollie BV en iZettle BV.
Het register gegevensverantwoordelijke. Hierin worden de persoonsgegevens genoteerd die in opdracht van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon worden bijgehouden en voor welke doeleinden.
Het register gegevensverwerker. Hierin worden de persoonsgegevens genoteerd die door de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon zelf worden bijgehouden en voor welke doeleinden.
Tevens wordt aangegeven hoe deze informatie in het verwerkingsregister wordt beveiligd.

Verwerkersovereenkomst

In een Verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon en een van de hieronder beschreven organisaties waarin de rollen van opdrachtgever en gegevensverantwoordelijke duidelijk moeten zijn beschreven.

Het Veteraneninstituut (VI) vraagt t.b.v. de Stichting Nederlandse Veteranendag aan de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon om de persoonsgegevens aan te leveren van personen die uitgenodigd worden voor de ceremonie op de NLVD in de Ridderzaal, deze gegevens worden daar in de Cloud opgeslagen, is het Veteraneninstituut gegevens verantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en het Veteraneninstituut (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten. Het privacy statement van het Veteraneninstituut vindt u hier: https://www.veteraneninstituut.nl/privacy/.
Het Veteranen Platform (VP) vraagt de Vereniging Oud-Leden 1 (NL/BE) VN Transportbataljon om de persoonsgegevens aan te leveren van de bestuursleden van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon, deze gegevens worden daar in de Cloud opgeslagen, is het Veteranen Platform gegevensverantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en het Veteranen Platform (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten. Het privacy statement van het Veteranen Platform vindt u hier: https://www.veteranen-platform.nl/privacy/.
De organisatie Wageningen 45 vraagt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon om de persoonsgegevens aan te leveren van personen die zich via de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon hebben opgegeven voor deelname aan het bevrijdings defilé, omdat deze gegevens daar worden opgeslagen, is Wageningen 45 gegevensverantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en de organisatie Wageningen 45 (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.
Het Regiment Bevoorradings- en Transporttroepen (B&T) vraagt de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon om de persoonsgegevens aan te leveren van personen die zich via de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon hebben opgegeven voor deelname aan evenementen (mede)georganiseerd het Regiment Bevoorradings- en Transporttroepen en deze gegevens daar worden opgeslagen, is het Regiment Bevoorradings- en Transporttroepen gegevensverantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en het Regiment Bevoorradings- en Transporttroepen (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.
Omdat de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon ICT-diensten afneemt van de firma RoboHOST BV, alle informatie van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon die op of via de website raadpleegbaar zijn en daar worden opgeslagen in een Cloud systeem, is Vimexx bv. gegevensverantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en Vimexx bv. (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.
Vimexx bv. heeft zijn privacy statement opgenomen in de algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden vindt u hier: https://www.vimexx.nl/algemene_voorwaarden.pdf
Omdat de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon ICT-diensten afneemt van de firma Google Netherlands BV, alle documenten van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon worden daar in de Cloud opgeslagen, is Google Netherlands BV gegevensverantwoordelijke en dient tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en Google Netherlands BV (als gegevensverantwoordelijke) een Verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.
Meer informatie/gegevensbeschermingsinfo vindt u in de policies van Google Netherlands BV onder: https://policies.google.com/technologies/ads?hl=nl.
Omdat de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon ICT-diensten afneemt van de firma Mollie BV, alle gegevens m.b.t. betalingen en betalingen zelf m.u.v. pinbetalingen aan de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon worden daar verwerkt en in de Cloud opgeslagen.
De gegevens die Mollie BV ontvangt worden verwerkt op basis van een eigen verantwoordelijkheid. Mollie BV is daarom geen verwerker, maar een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Er hoeft dus geen verwerkingsovereenkomst tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en Mollie BV te worden afgesloten.
Dit standpunt heeft Mollie BV ook opgenomen onder punt 9 van hun Privacyverklaring.
Het privacy statement van Mollie BV vindt u hier: https://www.mollie.com/nl/privacy
Omdat de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon ICT-diensten afneemt van de firmaiZettle BV, alle gegevens m.b.t. pinbetalingen en de pinbetalingen zelf aan de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon worden daar verwerkt en in de Cloud opgeslagen. De gegevens die iZettle BV ontvangt worden verwerkt op basis van een eigen verantwoordelijkheid. iZettle BV is daarom geen verwerker, maar een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Er hoeft dus geen verwerkingsovereenkomst tussen de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon (als opdrachtgever) en iZettle BV (als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke) te worden afgesloten.
De privacyverklaring van iZettle BV vindt u hier: https://www.izettle.com/nl/privacybeleid
Verwerking, beveiliging en opslag persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden verwerkt ten huize van de bestuurs- en commissieleden. Persoonsgegevens in schriftelijke vorm worden opgeslagen ten huize van de secretaris.
Persoonsgegevens in digitale vorm worden opgeslagen in een op correcte wijze beveiligd in een Cloud systeem.
Om toegang te krijgen tot de accounts van de Vereniging Veteranen 1 (NL/BE) VN Transportbataljon, dient men eerst een wachtwoord in te voeren. In het Verwerkingsregister worden alle persoonsgegevens opgenomen. Om toegang te krijgen tot dit Verwerkingsregister zal dit worden beveiligd d.m.v. extra wachtwoorden en/of toegangsrechten.