Functieprofiel “Secretaris”

Profiel en taakomschrijving bestuurslid “Secretaris” van de
Vereniging 1 (NL/BE) VN Transportbataljon

Profiel:

Binnen het bestuur van de vereniging is het bestuurslid Secretaris verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging.
De secretaris beheert de statuten en de (leden)administratie en is voor interne en externe partijen het eerste aanspreekpunt voor de vereniging.
De secretaris plant, faciliteert en notuleert de bestuursvergaderingen en regelt onder meer de opstelling en verspreiding van de agenda en eventuele documenten die in de vergadering worden behandeld; hij wordt bij ziekte of afwezigheid vervangen door een der andere bestuursleden.
De secretaris heeft affiniteit met veteranen en hun gemeenschap waar ze in leven, instellingen en verenigingen die gelieerd zijn aan de veteranenwereld. Hij houdt zich bezig met de doelstellingen die de vereniging heeft en met de visie en de lange termijn planning die behoren bij deze functie.
Hij heeft tevens gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties.

Taken:

  • Beheert de statuten en de (leden)administratie van de vereniging.
  • Is eindverantwoordelijk voor adequaat beheer van alle goederen die eigendom zijn van de vereniging.
  • Plant, faciliteert en notuleert bestuursvergaderingen en draagt zorg voor verspreiding van alle relevante stukken (agenda, notulen, documenten)
  • Bewaakt mede de voortgang en kwaliteit van bestuurlijke onderwerpen zoals die zijn vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan van de vereniging.
  • Legt verantwoording af over de vereniging aan de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging.
  • Bevordert de samenwerking tussen de vereniging en andere partijen.
  • Zorgt voor een goede in en externe vertegenwoordiging van het bestuur
  • Blijft op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen mbt veteranenzaken.
  • Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de  besluiten van het verenigingsbestuur en alle andere regels en bepalingen
  • Signaleert problemen en draagt oplossingen aan of belegt deze bij het juiste (bestuurs)lid
  • Draagt bij aan het behoud van de binnen de vereniging afgesproken cq. gewenste mentaliteit en sfeer
  • Conformeert zich aan de binnen het bestuur geldende Gedragscode

Functie eisen:

  • Goede communicatieve en administratieve vaardigheden
  • Affiniteit met besturen
  • Affiniteit met de veteranen wereld
  • In staat zowel intern als extern de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen
  • Flexibele instelling en stressbestendig
  • Leiding kunnen geven
  • Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging
  • Goede omgang met veteranen en hun eventuele problematiek